Entrevue sur le budget avec la trésorière de l’AED

Premièrement, est-ce qu’il y a des nouveautés cette année par rapport à l'utilisation du budget ?

C’est clair qu’on garde la même structure, donc il y a quand même trois budgets principaux. On parle de l’« AED général », soit surtout les ventes, les cotisations et les commanditaires, puis il y a le budget pour les événements et le budget pour les comités. La seule différence, c’est que cette année, puisqu’on a eu un surplus l’année passée, on se permet d’avoir un déficit, ce qui n’avait pas été fait dans le passé, du moins dans les trois dernières années. On se permet vraiment de redonner à la population étudiante, d’avoir des événements qui sont l’fun à un prix moindre. Par exemple, on peut parler des activités d’accueil. On est allé·e·s dans des restaurants qui étaient vraiment cools. Donc c’est ça, on est moins serré·e·s dans nos dépenses et on essaie de redonner plus à la population étudiante cette année en gardant la même structure que dans les années passées quand ça vient à la gestion du budget.

En fonction de quoi est-ce que le budget de l’AED est réparti aux comités ?

Ce n'est pas nécessairement une répartition qui est faite au préalable. Ça vient vraiment en rencontrant les comités, en comprenant c’est quoi leurs activités, c’est quoi le calendrier de l’AED cette année, puis en voyant c’est quoi leurs idées. Donc de leur côté ils planifient des événements, ils les font approuver avec Sélim, puis par la suite ils viennent me voir avec un budget préliminaire. On a une discussion par rapport à ce qu’ils ont budgété. Ils ont évidemment un plafond qu'ils ne peuvent pas dépasser et qui est quand même élevé, mais par la suite ça revient vraiment à eux de gérer leur budget, et moi je viens juste les guider là-dedans et approuver ce genre de dépenses.

Comment fonctionnent les relations entre l’AED et les comités pour ce qui est de cette redistribution d’argent?

Les comités ont leur budget et moi je leur donne quand même une latitude quand ça vient à tout ce qui est dépenses budgétées. Évidemment, on a une relation pour les demandes de remboursement. Il y a certaines dépenses qui sont assez élevées, donc l’AED va payer directement parce qu’on ne veut pas que ce soit laissé aux comités de passer ça sur leurs cartes de crédit. Donc c’est sûr qu’il y a une communication dans ce sens-là. Sinon, si jamais il y a des dépenses qui n’ont pas été budgétées, ça doit être approuvé au préalable, donc il y a aussi une discussion qui vient avec ça pour savoir c’est quoi la dépense. Puis, par la suite, c’est sûr qu’il y a une flexibilité dans le budget, surtout cette année, pour les dépenses qui ne sont pas budgétées. Il y a un fonds pour les petits comités, donc il y a une plus grande latitude par rapport à ça parce qu’il y a beaucoup d’argent qui est mis de côté pour les imprévus et pour les comités qui n'ont pas nécessairement leurs propres revenus. Si jamais il y a des imprévus, je veux quand même leur donner une flexibilité pour que leurs projets voient le jour.

C’est sûr que la trésorerie a quand même le rôle de superviser les dépenses pour ne pas qu’il y ait de dépenses frivoles et que l’argent soit dépensé pour des raisons qui ne vont pas avec les règlements généraux. La trésorerie doit s’assurer tout au long de l’année que les dépenses encourues soient légitimes, donc c’est clair que parfois il faut être le bad guy et dire non à certaines dépenses. Mais, en général, si c’est pour le bien de la communauté étudiante, il y a une flexibilité par rapport à ça.

Quel est le rôle des commanditaires dans le budget de l’AED et des comités ?

Quand on parle du budget global, donc qui englobe les comités et l’AED puis nos événements, on parle de 24% des revenus qui viennent des commandites d’avocat·e·s. [1] Nos deux plus grandes sources de revenus, c’est la vente de billets puis les cotisations.

Par la suite, on parle d’un split d’à peu près 50/50 entre l’AED et les comités quand ça vient aux commandites d’avocat·e·s. Donc, autant les comités que l’AED vont chercher des commandites. Puis, en bref, quant aux comités, c’est vraiment juste 5 comités environ qui ont des grosses commandites. [2] Quant à l’AED, on a des commandites qui sont pour toutes les conférences qu’on organise puis, aussi, on va avoir des commandites pour des événements précis, comme par exemple les activités d’accueil ou la soirée des fêtes.

Qu’est-ce que l’AED compte faire avec l’argent qui lui est attribué outre ce qu’obtiennent les comités ?

En bref, il y a des montants des cotisations qui sont attribués à l’« AED général », puis par la suite il y a certaines commandites et la vente de billets. Tout ça compose l’entièreté du budget de l’AED. C’est clair qu’on a des dépenses fixes qu’il faut payer chaque année, que ce soit les assurances, que ce soit le montant qu’on donne au FIEFUM, que ce soit une partie des cotisations (2$) qu’on donne au Pigeon. Ce sont toutes les dépenses qu’il faut payer pour le bon fonctionnement puis pour répondre à nos obligations. Mais le budget de l’AED est toujours en surplus pour qu’on soit capable de financer les comités puis des événements de l’AED.

Pourquoi est-ce que l’AED doit toujours avoir un surplus ?

En bref, il faut un montant dans le compte de banque pour plusieurs raisons. Il faut un montant minimum dans le compte pour sauver des frais bancaires, puis par la suite il faut aussi un montant minimum à la fin de l’année pour être capable de financer les activités d’accueil de l’année suivante. En bref, on reçoit juste nos cotisations par intervalle pendant l’année: une à l’automne, une à l’hiver puis une en juin. Donc, c’est clair que si on n’a pas un montant minimal au compte de banque, on ne sera pas capables de financer les activités au courant de l’année. Aussi, on se fait suivre par un vérificateur qui regarde nos états financiers à la fin de l’année puis c’est vraiment sous sa recommandation qu’on garde un montant minimal au compte de banque pour qu’on soit capables d’assurer les opérations.

En quoi est-ce que la pandémie change la gestion du budget de l’AED ? Est-ce que ça nécessite une flexibilité ?

L’année passée, c’est clair que les cotisations sont restées les mêmes. On a perdu vraiment beaucoup en commandites, mais la résultante est qu’on a fini avec un surplus, malgré les efforts du trésorier précédent. Ça nous donne une grande flexibilité cette année par rapport au budget de l’AED parce qu’on peut se permettre de dépenser plus puis d’avoir un déficit, ce qu’on n’a pas eu dans les années passées. Ça veut dire qu’on est capables de s’adapter à la COVID-19. Les « 4 à 7 » à l’école en ce moment ont une capacité maximale de 25 personnes, donc on est capables d’aller chercher des salles pour nos événements. On est aussi capables de financer de la nourriture aux événements. Ça nous permet de redonner à la communauté étudiante d’une façon qui est vraiment plus l’fun, malgré la pandémie. Mais on est quand même diligents quand on signe des contrats afin que s'il arrive quoi que ce soit avec les mesures sanitaires, on puisse se libérer de nos obligations dans les contrats qu’on a signés.

Pour les étudiant·e·s en première année qui se le demandent, pour quelles raisons est-ce que le budget ne peut être consulté qu’en rendez-vous privé avec la trésorière ?

Premièrement, parce que c’est sûr qu’on a des partenaires financiers, puis on ne peut pas juste divulguer les chiffres sur nos plateformes ou nos médias sociaux. Le budget peut seulement être consulté... pas nécessairement juste avec un rendez-vous. J’ai ma permanence et tu peux rentrer et me poser des questions par rapport au budget, je vais te le montrer, ça va me faire plaisir! On ne peut seulement pas le faire publiquement, justement parce qu’on a des partenaires financiers puis ça pourrait nous causer des ennuis. Ils pourraient couper nos revenus ou ils pourraient nous demander comment on gère l’argent et on ne veut pas ça nécessairement. C’est sûr qu’on ne divulgue pas le budget au public aussi pour garder un rapport de force avec la Faculté, afin qu’ils ne sachent pas comment on gère l’argent. C’est nos affaires en bref.

Finalement, est-ce qu’il y a quelque chose que t’aimerais dire aux étudiant·e·s par rapport au budget ?

J’aimerais parler des fonds qu’on a à la disposition des étudiant·e·s. Ce sont des montants budgétés pour des initiatives de la population étudiante. Ce n'est pas pour les comités, car les comités ont leurs propres budgets, sauf le fonds pour les petits comités. Mais on a trois fonds qui sont pour les étudiant·e·s. Il y a le fonds pour la diversité et l’inclusion, le fonds pour la santé mentale et le fonds pour les projets spéciaux. Donc si les étudiant·e·s ont des initiatives qui ont besoin de financement et qui ne savent pas nécessairement où le trouver, c’est sûr que l’AED met des montants de côté à chaque année pour supporter les étudiant·e·s dans leurs initiatives. C’est clair que les comités et l’AED ne font pas le tour de tous les événements possibles, donc ça nous fait plaisir de financer certaines activités qui sont pour la population étudiante.

Si jamais vous avez des idées et que vous avez besoin de financement, vous pouvez m’écrire. C’est sûr qu’il y a une procédure à suivre pour faire approuver l’initiative, mais ça va vraiment nous faire plaisir d’entendre toutes vos idées puis de vous donner un budget pour ça parce que c’est là pour vous !

Ça fait quelques années que des fonds sont mis en place, mais à chaque année il reste toujours de l’argent à la fin de l’année, car les étudiant·e·s ne savent pas trop comment en prendre avantage ou ils ne savent pas qu’ils existent. Mais ces fonds sont vraiment là pour vous, l’argent est là pour vous!